株式会社イムラ

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基幹システム（購買管理：承認フロー構築）

T社

上場会社
業種：部品製造業

課題と効果

課題

社内のシステムでは、生産管理、販売管理、購買管理等、基幹システムをAS/400（IBM-i）で構築している。

各部署からの消耗品等の購入を購買部門へ依頼する場合、書類に品名、数量、希望納期等　必要事項を記入。
その後、上長の承認をうけて購買部門に書類を回す。
購買部門では、書類を元に仕入先に発注。仕入先から納品書が届いた時点でAS/400に仕入情報を入力していた。
そのため、各部署からの購買依頼の状況や発注情報がAS/400で一元管理されていなかった。

効果

各部署で書類を作成することをやめて、依頼者、品名、数量、希望納期等、の購入依頼情報をAS/400で入力することにした。

依頼者の上長を事前に設定することで依頼情報が上長の承認画面に表示されて、即時に承認も可能になった。

上長の承認を得た購入依頼の情報が購買部門の発注画面で利用できるようになり、発注業務も簡素化された。

その後の入荷業務や仕入業務も全て依頼情報と紐付くことになり、依頼情報、承認状況も含めてAS/400で管理・確認することができた。

ソリューション概要

承認フローの仕組みをAS/400のシステムで開発した。

依頼者に対して、承認者（複数の上長）を事前に設定しておく。
依頼情報の入力が完了すると、依頼情報は「承認待ち」となり、事前に登録した上長の承認を待つ。
上長は「承認待ち」画面を起動して一つ一つの依頼に対して「承認」もしくは「却下」を指示していく。
「承認待ち」には承認者とパスワードを設定することで誤った承認を防いでいる。
上長の承認を得た依頼情報は購買部門に移っていく。
購買部門では「承認済」画面を起動して発注情報と発注先・金額・納期を確認して発注する。
その後の入荷業務や仕入業務も全て依頼情報と紐付くことになり、依頼情報、承認状況も含めてAS/400で管理・確認することができる。

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